PENGGOLONGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DAN SALURAN DAN MEDIA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PENGGOLONGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

    Connection komunikasi merupakan sistem aliran yang berhubungan dan membangkitkan kinerja antara bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sebuah sinergi (Redi Panuju, 2001:1-2)

    Komunikasilah yang memungkinkan orang untuk berorganisasi, yaitu memungkinkan orang untuk mengkoordinir kegiatan mereka untuk mencapai tujuan bersama, komunikasi itu tidak sebatas menyampaikan informasi atau mentransfer makna saja, tetapi individu membentuk dan mengembangkan makna mengenai apa yang terjadi sekitar mereka melalui pertukaran simbol.

hbr.org

    5 Penggolongan Komunikasi

1.      Komunikasi Lisan dan Tertulis

2.      Komunikasi Verbal dan Non verbal

3.      Komunikasi Ke Atas, Ke Bawah, dan Ke Samping

4.      Komunikasi Formal dan Informal

5.      Komunikasi Satu Arah dan Dua Arah

1. Komunikasi Lisan dan Tertulis

    Dasar pemilihan Komunikasi lisan dan tertulis ini adalah bentuk pesan yang disampaikan. Sebagian besar, manusia berkomunikasi terjadi dengan cara ini. Banyak faktor yang menentukan pemilihan di antara dua bentuk komunikasi ini dalam situasi tertentu.  Permasalahan ketepatan waktu, biaya, keterampilan komunikasi, freferensi pribadi, sumber-sumber, dan kriteria lain menjadi petimbangan apakah komunikasi akan dilakukan secara lisan atau tertulis.

2. Komunikasi Verbal dan Non Verbal

    Jika dua orang sedang berkomunikasi, maka perasaaan dan gagasan akan dikomunikasikan pada lawan bicara, informasi perasaan ini akan disampaikan dalam bentuk lisan dan bagaimana mengatakanya. Arti kata atau kalimat dapat diperjelaskan dengan kata-kata dan suara yang merangkai kata-kata tersebut merupakan bagian dari komunikasi verbal. Di sisi lain, perasaan yang ingin disampaikan juga dapat diutarakan dengan bahasa tubuh (Body Language). Gerakan tubuh ini dapat saja berupa gerakan mata, hentakan kaki, tersenyum, gerakan isyarat, ataupun keseluruhan dari gerak badan.

3. Komunikasi ke Bawah, ke Atas, ke Samping

    Penggolongan komunikasi ini didasarkan pada aliran pesan-pesan dan informasi dalam suatu organisasi.

Komunikasi ke Bawah

   Aliran Komunikasi ke bawah mengalir dari tingkatan manejemen puncak ke menengah dan ke bawah. Lalu sampai pada operasional. Fungsi komunikasi ke bawah adalah pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi, dan evaluasi. Perintah ataupun intruksi biasanyya lebih  spesifik karena dinterpetasikan pada tingkatan manajemen yang lebih rendah.

Komunikasi ke Atas

   Aliran Komunikasi ke atas dari hiraki wewenang yang lebih rendah ke tingkatan manajemen yang lebih tinggi dan mengalir di sepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan kerja anggota organisasi.

Komunikasi ke Samping

    Disebut juga dengan lateral communication, yaitu terjadi antara dua pejabat atauapun pihak yang berada di tingkatan hiraki yang sama. Meskipun sangat penting perasaan komunikasi ke samping ini dalam organisasi, tetapi relatif sering kali diabaikan dalam literature ataupun buku teks manajemen. Namun, pada dewasa ini banyak aliran bisnis mengungkapkan bahwa komunikasi ke samping merupakan jenis komunikasi yang paling praktis. Media yang banyak digunakan dalam komunikasi ini adalah tatapan muka, melalui telpon, memo dan lain-lain.

4. Komunikasi Formal dan Informal

    Dasar penggolongan ini adalah tatakrama, gaya, dan pola aliran informasi dalam organisasi ataupun perusahaan. Komunikasi formal merupakan proses komunikasi yang terjadi mengikuti aliran hubungan formal yang tergambar dalam susunan ataupun aliran komunikasi, sedangkan komunikasi informal terjadi melaluli aluran kepentingan dan kehendak pribadi anggota organisasi tersebut.

Komunikasi Formal

    Dalam menggunakan komunikasi formal ini, sangat penting untuk memperhatikan komunikasi ke atas dan komunikasi ke samping. Hal ini dapat membuat komunikasi terasa menyenangkan dalam manajemen. Komunikasi ke samping yang terjadi di antara kariyawan yang memiliki tingkat hiraki yang sama, mempunyai peranan penting dalam mengkoordinasikan kegiatan mereka dan membantu interaksi di antara mereka dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.

Miftah Thoha (1983) lebih memperjelas, bahwa proses komunikasi hakikatnya terdiri atas tiga dimensi, yaitu;

a.       Dimensi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya, bawah ke atas.

b.      Dimensi horizontal, yakni pengiriman dan penerimaan informasi dilakukan berbagai  pejabat yang memiliki kedudukan sama dalam organisasi tersebut.

c.       Dimensi luar organisasi, pernyataan ini timbul berangkat dari pernyataan bahwa organisasi  tidak bisa berdiri sendiri, tapi juga merupakan bagian dari lingkunganya.

Komunikasi Informal

    Komunikasi informal terjadi pada karyawan dalam suatu organisasi yang bergerak bebas. Terlepas dari fungsi dan wewenang jabatan yang dimiliki oleh anggota organisasi ataupun perusahaan tersebut. Komunikasi informal ini merupakan perwujudan dari manusia yang ingin bersosialisasi (bergaul) terhadap manusia lainya. Meskipun komunikasi yang dilakukan secara bebas, namun komunikasi informal memiliki peran sangat penting karena menyebar ke seluruh bagian dalam organisasi tanpa memperhatikan sturktur dan saluran komunikasi formal.

5. Komunikasi Satu Arah dan Dua Arah

 Komunikasi Satu Arah

    Jenis komunikas satu arah ini menghilangkan kesempatan untuk memperoleh penjelasan dan konfirmasi. Jenis komunikasi ini hanya menekankan pada penyampaian pesan. Hanya saja, dalam penyampaianya komunikasi satu arah ini lebih menghemat biaya dan waktu yang digunakan relatif sedikit.

 Komunikasi Dua Arah

    Komunikasi dua arah mempunyai sistem umpan balik yang terpasang tetap di dalamnya. Yang memungkinkan komunikator untuk mendapatkan umpan balik dari pesan ataupun informasi yang telah disampaikanya. Kerugian dari komunikasi dua arah adalah lambat dan memakan banyak waktu, dan kurang efisien karena memberikan kepuasan berlebih terhadap komunikan untuk memahami pesan yang diterima sepenuhnya.

SALURAN DAN MEDIA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

isao.org

Saluran dan Media Komunikasi Tertulis

1. Saluran dan Media Komunikasi Ke Bawah Tertulis

    Saluran dan Media komunikasi dapat bersifat formal dan informal ataupun secara tertulis dan tidak tertulis, contoh-contoh dari saluran komunikasi secara tertulis adalah:

a. Deskripsi jabatan dan pedoman prosedur kerja, berisi mengenai tugas-tugas yang harus dikerjakan karyawan dan informasi lainya.

b. Buku pedoman, diberikan guna menginformasikan pedoman terhadap karyawan mengenai aturan dan nilai-nilai dalam organisasi.

c. Majalah dan Bulletin, untuk mengakrabkan anggota organisasi yang berisi mengenai keluarga karyawan dan lain-lain.

d. Memo dan Instruksi Tertulis, dapat berisi suara rencana perusahaan ataupun catatan harian saja yang dapat diketik ataupun hanya tulisan tangan.

e. Papan Pengumuman dan Poster, untuk sasaran karyawan yang berjumlah besar dan menyangkut pada kepentingan sebagian besar karyawan.

f. Laporan Tahunan yang Dipublikasikan, berisi mengenai aktivitas perusahaan, informasi, pengembangan produk terbaru, laporan keuangan, dan lainya.

g. Surat yang Dimasukan ke Dalam Amplop Gaji dan Upah, agar pesan tersebut dipastikan sampai pada karyawan.

h. Surat yang Dikirimkan Lansung, terutama digunakan perusahaan untuk menyampaikan pesan yang penting terhadap karyawan part-time.

2. Saluran dan Media Komunikasi ke Atas-Tertulis

a. Kotak Saran, manajemen dapat memberi jawaban dari komentar, saran, ataupun keluhan dari anggota organisasi tingkatan bawah dalam hiraki manajemen. Kelemahanya adalah jawaban yang diberikan mugkin tidak dapat dijawab secara lansung.

b. Program Saran (Suggestion Program), banyak digunakan untuk mendorong operasional yang lebih luas dan penting dibandingkan kotak saran.

c. Grievance Procedure, berupa formulir yang dapat diisi oleh karyawan mengenai keluhan, saran, dan lainya.

d. Survei Semangat Kerja dan Sikap, sangat bermanfaat bagi perusahan yang ingin mengintrodusir perubahan-perubahan tertentu.

e. mekanisme Penyusunan Anggaran, biasanya diusulkan oleh kepala depertemen yang nanti akan dilihat oleh hiraki lebih tinggi dalam manajemerial.

3. Saluran dan Media Komunikasi  Ke Samping-Tertulis

    Mekanisme penyusunan anggaran di atas juga dapat diterapkan dalam organisasi ini, selain itu juga dapat menggunakan memo antar departemen.

Saluran dan Media Komunikasi Lisan

mckinsey.com

1. Saluran dan Media Komunikasi Ke Bawah-Lisan

a. Pembicaraan lewat telepon

b. Komunikasi lansung, dengan tatap muka

c. Panitia (Committee)

2. Saluran dan Media Komunikasi Ke Atas-Lisan

a. Wawancara pemutusan hubungan kerja, dilakukan pada karyawan yang akan meninggalkan perusahaan ataupun organisasi.

b. Kebijaksanaan pintu teribuka, secara konsekwen pimpinan akan memberi kesempatan dan kebebasan anggota untuk menemuinya.

3. Saluran dan MediaKomunikasi Ke Samping-Lisan

   Dapat menggunakan telepon antara panitia dan konferensi yang memiliki tingkat hiraki sejajar dalam manajemen. Kebanyakan menggunakan pendekatan individual dalam melakukan komunikasi tersebut.